会議出欠管理システム

某商工会議所向けに会議出欠管理システムを開発し、弊社がシステムの運用も行っております。

要件

本プロジェクトにおける主な要件は以下のようなものでした。

• 商工会議所の議員や役員の管理を行いたい。
• 商工会議所の議員や役員の総会、部会や委員会の出欠を管理したい。
• 参加メンバー選択は簡易的に行いたい。
• 会議はオンライン、リアルまたは、オンラインとリアルの併用で行いたい。
• 会議名簿を作成してほしい。
• 会議出欠メンバーはオンラインで参加の有無を回答し必要であればオンライン委任状を提出出来るようにしてほしい。

実装機能

上記要件に基づき本システムでは以下のような機能を実装しました。

• 会員企業
• 従業員管理
• 議員管理
• 会議テンプレート管理
• 会議管理
• 会議出欠回答

会員企業管理

会員企業の住所、連絡先やメールアドレス等の属性情報を管理すると共に会員企業にシステムログイン用アカウントを1つ発行できるようにしました。
会員企業管理画面では会員企業の従業員が会議所の役員、役職などに就いている事もあるため従業員一覧から就退任している役職も確認出来る様にしました。

従業員管理

従業員詳細画面では従業員の属性情報の管理を行えます。
また、役職の就退任の管理・履歴表示や会議参加履歴も行えます。

議員管理

議員管理画面では商工会議所の議員・役員や部会、委員会等の役職の検索等を行なう事が出来ます。新規議員登録を行なう事も可能です。

会議テンプレート

会議テンプレート管理では今後開催される会議のテンプレートを定義することが出来ます。
例えば〇〇会議の出席対象者は銀全員で欠席した場合は委任状が必要となる。また、同時開催の会議として記者会見や懇親会があると言ったテンプレートを作成する事が出来ます。

会議管理

会議は一から登録する事も会議テンプレートから登録することも可能です。
会議出席担当者は議員管理にて管理されている議員情報に基づ開催日当日の議員・役員が参加担当として割り当てられます。
会議の灯籠録が完了したら出欠を出席担当者に記載して貰います。
商工会議所では出席するメンバーの把握や欠席するメンバーの委任状のダウンロード、参加名簿等を作成する事が出来ます。

会議出欠回答

会員企業がログインすると出席対象の会議があると一覧に表示され出欠を回答することが出来ます。
欠席をする場合は代理人を立てることも出来、委任状で議長や代理人を指名することも可能です。
同時開催会議がある場合は本会議は出席するが懇親会は欠席するなどの回答も出来ます。

システム構成

本システムは以下のようなシステム構成でシステムを構築・運用しております。
主なシステムモジュールは以下の通りです。

• AWS Amplify
• Amazon API Gateway
• AWS Lambda
• Amazon RDS
• AWS WAF
• Amazon SQS/SNS
• Amazon Cognito
• Amazon SES
• Amazon S3
• Amazon Route53
• AWS CodeBuild/CodeDeploy/CodePipeline
• Pusher

システムのデプロイについて

GitのコミットによりAWSのCodePipelineが起動されバックエンドのビルド、Unitテスト、デプロイが自動実行されます。
フロントエンドについてはAmplifyによりビルド、デプロイが実行されます。
システムの改修を実施した際、既存の機能のテストが自動実行されるため安心してデプロイすることが出来ます。
また、システムの停止を行わずにオンラインでデプロイを実行出来ます。

システム開発・運用のポイント

会議テンプレートを開発したことにより会議設定の工数が大幅に減りました。システム化をしたため総会や部会、委員会等別々の部署にて管理運営していたものが、一元的に管理を行なう事が出来るようになりました。

企業ユーザとしてはオンラインにていつでも出欠回答や、委任状を提出することが出来るため利便性が上がり、回答率の向上に繋がりました。

システムの運用者としては本システムはAWSのサーバーレス技術を駆使して運用していて今までVPSで運用しているシステムと比べてサーバーの運用負荷は格段に減りました。

CQRSパターンにて開発をしているため会議出欠の回答、会議出欠数の集計処理がロックされてエラーになることはなく、CQRSのイベントソーシングにより委任状生成処理処理やメール送信処理は個別の処理として組み込まれているためプログラミングもスマートに行なう事が出来ました。